Cahier des charges pour une bonne organisation

Pour le cahier des charges, voici quelques petites suggestions:

  • 1-pour le vestiaire
    • Des portants de vestiaires, surtout si la salle dans laquelle est aménagé le vestiaire est nue;
    • les chaises doivent correspondre au nombre de danseurs prévus, donc deux ou trois par couples, pour que chacun puisse s’assoir, poser des vêtements, surtout s’il n’y a rien pour les suspendre;
  • 2-accueil des compétiteurs
    • prévoir au moins deux tables et deux ou trois chaises par table pour l’accueil des compétiteurs et la remise des dossards;
  • 3-buvette
    • faire une demande d’ouverture de débit de boisson temporaire à la Mairie pour la buvette;
  • 4-accueil des juges
    • prévoir un vestiaire indépendant pour les juges;
    • si possible, un lieu au calme aménagé avec tables et chaises pour les repas des juges;
  • 5-stationnement
    • voir s’il est nécessaire de demander un arrêté municipal pour réglementer le stationnement aux abords de la salle;
  • 6-sécurité/secours
    • la Ville impose-t-elle que soit présente La Croix Rouge ou La Sécurité Civile pour les secours? Attention! Cela a un coût conséquent, sinon, prévenir simplement la gendarmerie et les pompiers de la tenue de la manifestation en s’assurant qu’il y aura au moins un médecin dans la salle pendant la manifestation.
  • 7-calendrier
    • Aménagement des salles le vendredi.
    • Déroulement de la compétition le samedi.
    • Le démontage qui lui aussi nécessite de neutraliser la salle. Il peut être fait dans la foulée ou le lendemain. Par expérience, les bénévoles préfèrent en général le faire directement après plutôt que d’avoir à revenir.
  • 8-sono/éclairage
    • vérifier que la salle est équipée d’une alimentation électrique suffisante, avec les prises de raccordement qui vont bien;
    • vérifier si il est possible de suspendre le matériel ou si il faut avoir des pieds. Dans ce cas attention à la sécurité et aux angles perdus.
  • 9-podium
    • Située sur un côté de la salle, une estrade pour le directeur technique, son adjoint et le technicien son.
      Prévoir :
      . tables sur l’estrade
      . 2 tables pour les coupes
      . paravent.
    • prévoir des prises de courant en quantité suffisante aux pieds du Directeur technique et du Scrutateur pour brancher ordinateurs et imprimantes – au moins 4 appareils.
  •  10-Aménagement de la salle principale
    • Au centre, une piste de danse de 300 m2 environs est destinée aux compétiteurs.
    • Autour, une moquette protège le parquet et permet d’installer des tables et des chaises pour le public.Prévoir 36 tables (1 table pour 6 à 8 personnes) et 288 chaises.
      Sur l’autre côté de la salle (opposé au podium), un espace est aménagé pour l’accueil du public et des danseurs.
      Prévoir :
      . 3 tables pour le bar
      . 12 petites tables
      . 40 chaises.